نکاتی که برای برگزاری مراسم مجلس مهم است

اموری که برای برگزاری مراسم مجلس مهم است

قبل از هر چیز، به نکات مهمی که در مجالس مهم باید توجه داشته باشید، می پردازیم.

مهم‌ترین مجالس و مراسمی که در آن‌ها توجه به مراسم اجتماع مهم است عبارتند از:

مراسم ازدواج

یکی از ماندگارترین و به یاد ماندنی ترین رویدادها در زندگی هر کسی عروسی است. انجام این رویداد به خوبی خاطرات خوبی را برای زوج ایجاد می کند.

تشریفات دیپلماتیک

از آنجایی که معمولاً سران و افراد کلیدی دولت و ارتش در این نوع تجمعات حضور دارند، توجه و دقت در برگزاری مراسم بسیار مهم است.

سیمینار و همایش ها

در چنین مراسمی اکثر نمایندگان فرهنگ، علم و سیاست حضور دارند و رعایت شأن و شخصیت شرکت کنندگان امری است که در ارائه خدمات و مراسم باید به آن توجه شود.

جشن تولد

برای هر فرد و هر پدر و مادری تولد فرزند یک اتفاق هیجان انگیز و زیباست. برنامه ریزی یک مهمانی خاص و مناسب می تواند شیرینی این مراسم را دو چندان کند.

مراسم جشن تولد

به پذیرایی از میهمانان در جشن و برگزاری مراسم توجه ویژه ای می شود.

خدمات تشییع جنازه

در مجلس ترحیم، عزاداران به دلایل معنوی و غم از دست دادن یکی از عزیزان نمی توانند آن طور که باید از مهمانان پذیرایی کنند. از طرفی جشنی که به مناسبت بزرگداشت آن مرحوم و خانواده ایشان و پذیرایی از میهمانان برگزار می شود بسیار حائز اهمیت است.

نکات قابل توجه در جلسات مهم

بسیاری جشنواره ها خود را به شرکت های مختلف تشریفات واگذار می کنند. در صورتی که برگزاری مراسم خود را به شرکت یا شرکتی که خدمات تشریفاتی ارائه می دهد سپردید، باید توجه داشته باشید که این شرکت دارای مجوزهای لازم برای انجام فعالیت هایی مانند مجوز، شماره ثبت، کد کسب و کار می باشد.

برنامه ریزی و هماهنگی را هرگز فراموش نکنید. برنامه ریزی و هماهنگی بخش بسیار مهمی در انجام جلسات و مراسم مهم است. همه چیز باید توضیح داده شود، از جمله اینکه چه کسی چه کاری، کی و کجا انجام می دهد. بهتر است جدولی از افراد و وظایف محول شده و همچنین زمانی که کار انجام شده را تحویل می دهید درج کنید.

به تاریخ مراسم و زمانی که باید قبل از مراسم انجام دهید توجه کنید. در این مرحله باید به میزان بودجه در نظر گرفته شده برای مراسم در مجلس، اطلاع رسانی و دعوت از مهمانان و حتی اخذ مجوز لازم در صورت لزوم توجه کنید. به عنوان مثال، اگر یک جشن عروسی در راه است.

حتما به مواردی مانند انتخاب سفره عقد، لباس عروس، فیلمبردار و عکاس و … دقت کنید. یا مثلاً اگر قرار است جشن تولدی برگزار کنید، برای پذیرایی از مهمانان و برنامه های مرتبط با آن چه کاری می توانید انجام دهید.

24 ساعت یا 36 ساعت قبل از مراسم شروع به کار کنید. اگر از زمانی که برای انجام مناسک مجلس دارید استفاده کنید، مطمئن باشید که در انجام مناسک موفق خواهید بود. اگر قرار است جلسه ای را در تالار یا باغی برگزار کنید، بهتر است در مورد آتش بازی، تزئینات و موارد دیگر با مدیریت تالار یا باغ صحبت کنید.

24 یا 36 ساعت قبل از رویداد، لیست مهمانان را تهیه کنید. اگر رویداد سمینار، کنفرانس یا جلسه ای مشابه است، فهرستی از اقلام ضروری مانند خودکار، دفترچه یادداشت، بروشور، بطری آب تهیه کنید و از قبل آماده کنید.

اگر برگزارکننده رویداد مسئولیت حمل و نقل مهمانان را بر عهده دارد، اطمینان حاصل کنید که هماهنگی‌های لازم برای جابه‌جایی مهمانان به موقع انجام شده است. 24 ساعت قبل از شروع جلسه به افراد مهمی که در جلسه شرکت خواهند کرد یادآوری کنید. برنامه دقیق تعطیلات شورا را بنویسید و به آن پایبند باشید.

برگزاری مراسمات جلسه در روز آخر

شکی نیست که روز گروه کر یکی از مهم ترین روزها برای افرادی است که جشنواره های گروه کر را رهبری می کنند. سطح استرس فردی که رهبر گروه تشریفاتی یا سازمان دهنده مراسم است بسیار بالاست. در این روز مسئول انجام و مسئولیت تشریفات باید چند نکته مهم را به خاطر داشته باشد تا بتواند استرس را مدیریت کند و مراسم را به نحو مناسب انجام دهد.

قبل از مهمانان در محل ملاقات حضور داشته باشید.

تجهیزات الکترونیکی از جمله میکروفون، بلندگو و غیره را بررسی کنید.

یک میز پذیرایی زیبا تهیه کنید.

اگر گردهمایی یک سمینار، کنفرانس یا همایشی است که با حضور حامی برگزار می شود، حتماً مکان مناسبی را برای تبلیغات حامیان در نظر بگیرید.

مقدار غذا، از جمله وجود میوه، آب و غذا و غیره را بررسی و تأیید کنید.

برای کسانی که در این حرفه هستند، انجام مناسک هر بار تجربه و درس های بزرگی را به همراه دارد و با پیروی از این تجربیات و درس ها، افراد می توانند هر روز در این حرفه موفق شوند.

نکته مهم این است که کار تشریفات مجلس از جمله کارهایی است که به هیچ وجه نمی توان ناکامی ها را در آن کتمان کرد. مهم نیست که چقدر تجربه یا اعتماد به مدیریت دارید. ضعف یکی از موارد فوق می تواند وضعیت نامطلوبی ایجاد کند.

برای جلوگیری از اشتباه می توانید دستیار خود را انتخاب کنید. پس آنچه گفته شد را به خاطر بسپارید و از شک و تردید و اشکال در مناسک بپرهیزید. شکست مسیر موفقیت است. تجربه معمولاً از درس گرفتن از این شکست ها به دست می آید.